Qua rà soát kho tàng thư trên địa bàn xã Quang Lịch có tổng cộng 5662 hồ sơ từ 01/07/2021 trở về trước. Tính đến ngày 30/9/2026, đơn vị có 5.662 hồ sơ thuộc diện cần rà soát, chỉnh lý và số hóa; đã thực hiện số hóa được 1.123 hồ sơ, đạt 19,8% kế hoạch, scan 3.575 hồ sơ, đạt tỉ lệ 63,1%; dự kiến đến ngày 26/11/2026 Công an xã sẽ hoàn thành việc số hóa hồ sơ theo Kế hoạch của Công an tỉnh. Quá trình thực hiện được Công an xã chú trọng cả về tiến độ và chất lượng; cán bộ, chiến sĩ tiến hành kiểm tra tình trạng hồ sơ, sắp xếp, phân loại, thực hiện số hóa tài liệu, đối chiếu thông tin với dữ liệu hiện có và kiểm tra kết quả sau khi cập nhật. Đối với từng hồ sơ đủ điều kiện số hóa, cán bộ thực hiện tiến hành chỉnh lý, sắp xếp lại toàn bộ giấy tờ theo từng thủ tục đăng ký cư trú và theo trình tự thời gian phát sinh; kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu, loại bỏ ghim, kẹp, vật cản ảnh hưởng đến quá trình quét; lập danh mục hồ sơ, giấy tờ bảo đảm thống nhất với quy định của quy trình số hóa, tạo thuận lợi cho việc quét, lưu trữ và bóc tách dữ liệu sau này.
Cán bộ Tổ cảnh sát khu vực thực hiện công tác số hoá
Đồng thời, đơn vị chủ động bố trí, phân công cán bộ, tăng cường công tác tự đào tạo, trao đổi kinh nghiệm về kỹ năng quét, xử lý tài liệu cũ; khai thác hiệu quả trang thiết bị hiện có; đồng thời kiến nghị lãnh đạo các cấp quan tâm đầu tư, bổ sung các thiết bị chuyên dụng phục vụ công tác số hoá tài liệu lưu trữ lâu năm. Có thể khẳng định, công tác quét, số hoá hồ sơ nghiệp vụ là nhiệm vụ quan trọng, lâu dài, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, khai thác hồ sơ.
Cán bộ Tổ cảnh sát khu vực thực hiện công tác khai thác xử lý hồ sơ
Công tác số hóa tàng thư cư trú của Công an cấp xã chính là minh chứng sinh động cho tinh thần tiên phong, xung kích và quyết tâm thực hiện các nhiệm vụ chuyển đổi số và cải cách hành chính trong Công an nhân dân. Mỗi hồ sơ được số hóa hôm nay chính là nền tảng vững chắc để xây dựng một chính quyền số, xã hội số và mang lại cuộc sống cho người dân ngày càng thuận lợi, tiện nghi, đáp ứng yêu cầu của thời kỳ chuyển đổi số mạnh mẽ.