Trong hành trình chuyển đổi, việc số hóa hàng ngàn tập hồ sơ cư trú thành dữ liệu số chuẩn xác không chỉ là một nhiệm vụ đơn thuần, mà là cuộc cách mạng chuyển mình mạnh mẽ trong tư duy quản trị dữ liệu phục vụ lợi ích của Nhân dân và Nhà nước. Tàng thư hồ sơ cư trú tại cơ sở được xác định là “kho báu” dữ liệu về thông tin và lịch sử biến động cư trú của công dân qua thời gian. Nhưng công tác này lại gặp nhiều khó khăn trong quá trình quản lý, khai thác do hồ sơ được quản lý thủ công, dễ gặp rủi ro mục nát, thất lạc và tốn nhiều thời gian tra cứu. Công tác số hóa toàn bộ hồ sơ tàng thư của Công an cấp mang lại nhiều ý nghĩa thiết thực.
Hình ảnh cán bộ Công an xã thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ
Việc đẩy mạnh chuyển đổi từ phương thức quản lý hồ sơ truyền thống sang quản lý, khai thác thông tin trên nền tảng dữ liệu số đã tạo điều kiện chuẩn hóa và đồng bộ các thông tin liên quan đến nhân khẩu, hộ gia đình và quá trình cư trú. Khi được cập nhật, tích hợp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thông tin dân cư có tính thống nhất, đầy đủ và thuận lợi hơn trong quá trình khai thác, sử dụng. Đây cũng là cơ sở để lực lượng Công an cấp xã kịp thời theo dõi những thay đổi về dân cư trên địa bàn, phục vụ công tác nắm tình hình, phân tích, dự báo và chủ động triển khai các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, phòng ngừa vi phạm, tội phạm.
Bên cạnh đó, việc chuyển đổi hồ sơ sang dạng dữ liệu điện tử góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, rút ngắn thời gian tìm kiếm, đối chiếu thông tin về quá trình cư trú và hỗ trợ khai thác các tài liệu đã được lưu trữ. Đối với người dân, dữ liệu được liên thông và sử dụng hiệu quả giúp giảm việc cung cấp lại những thông tin, giấy tờ đã có trong hệ thống, tạo thuận lợi khi thực hiện các thủ tục về cư trú, xác nhận thông tin cũng như các dịch vụ công trực tuyến. Qua đó, hạn chế thời gian chờ đợi, giảm số lần đi lại và từng bước hình thành phương thức phục vụ theo hướng thông tin được cung cấp một lần nhưng có thể được sử dụng cho nhiều thủ tục khác nhau.
Để đảm bảo tiến độ hoàn thành nhiệm vụ số hóa 8.979 hồ sơ trong tháng 01 năm 2027, Công an xã Nguyễn Trãi đã và đang triển khai đồng bộ các nhiệm vụ từ việc phân loại, sắp xếp, scan, đồng bộ lên hệ thống và thay bìa do sáp nhập đơn vị hành chính. Với tinh thần “làm hết việc, không hết giờ” Công an xã đã tăng cường cán bộ, chiến sĩ làm thêm ngoài giờ buổi tối và cuối tuần, để số hóa, nhập liệu và phê duyệt đồng bộ hồ sơ lên hệ thống, tạo nên phong trào thi đua số hóa sối nổi trong đơn vị. Đến nay, Công an xã Nguyễn Trãi đã scan được 1369 hồ sơ, cập nhật đồng bộ lên hệ thống 1245 hồ sơ, đảm bảo tiến độ Công an tỉnh giao.
Công tác số hóa tàng thư cư trú tại Công an cấp xã không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về cư trú mà còn thể hiện rõ tinh thần chủ động, trách nhiệm, tiên phong của lực lượng Công an Nhân dân trong thực hiện chuyển đổi số và cải cách hành chính. Từng hồ sơ, tài liệu được số hóa là một bước tiến trong xây dựng cơ sở dữ liệu dân cư hiện đại, phục vụ hiệu quả công tác quản lý, giải quyết thủ tục hành chính và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu chính đáng của Nhân dân, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, chính quyền số và xã hội số trong thời kỳ mới./.