Đây là nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, bảo quản hồ sơ nghiệp vụ, góp phần gìn giữ những tài liệu có giá trị, phục vụ hiệu quả công tác nghiệp vụ của lực lượng Công an nhân dân, đồng thời hạn chế tối đa tình trạng tài liệu bị hư hỏng, xuống cấp do tác động của thời gian và điều kiện bảo quản.
Theo thống kê, tàng thư hồ sơ nghiệp vụ An ninh hiện có 32.131 hồ sơ lưu trữ chưa được phân loại, đánh giá đầy đủ về tình trạng vật lý của tài liệu. Để xác định chính xác những hồ sơ cần tu bổ, phục chế, cán bộ thực hiện phải tiến hành rà soát thủ công, lật giở, kiểm tra từng trang tài liệu trong mỗi tập hồ sơ; phát hiện các dấu hiệu hư hỏng, xuống cấp của giấy như rách nát, ố vàng, thủng lỗ, ẩm mốc, mối xông và các biểu hiện bất thường khác. Trên cơ sở đó, đối chiếu với các tiêu chí đánh giá tình trạng, mức độ hư hỏng, xuống cấp của hồ sơ nghiệp vụ Công an nhân dân để đánh giá chất lượng từng tập hồ sơ, xác định cụ thể những tài liệu cần được tu bổ, phục chế. Đây là công việc có khối lượng lớn, tính chất phức tạp, đòi hỏi cán bộ thực hiện phải có sự tập trung cao độ, tỉ mỉ, cẩn trọng và kiên trì trong từng thao tác bởi mỗi tập hồ sơ đều chứa đựng những thông tin, tài liệu có giá trị nghiệp vụ, do đó việc kiểm tra, đánh giá phải bảo đảm khách quan, chính xác, không bỏ sót những dấu hiệu hư hỏng dù là nhỏ nhất.
Cán bộ Đội Hồ sơ nghiệp vụ chủ động rà soát hồ sơ nghiệp vụ cần tu bổ, phục chế
Trước yêu cầu đó, Đội Hồ sơ nghiệp vụ An ninh đã bố trí 03 cán bộ trực tiếp thực hiện nhiệm vụ rà soát hằng ngày, chủ động sắp xếp, phân công công việc khoa học, hợp lý, bảo đảm duy trì tiến độ thực hiện. Trung bình mỗi cán bộ rà soát khoảng 500 tập hồ sơ/ngày. Mặc dù khối lượng công việc lớn, quá trình thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công, phải kiểm tra từng trang tài liệu, song các cán bộ trong Đội luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, tận dụng thời gian, tăng cường làm thêm ngoài giờ và ngày nghỉ cuối tuần, tập trung cao độ, kiên trì thực hiện từng công đoạn, bảo đảm vừa đáp ứng yêu cầu về số lượng, vừa giữ vững chất lượng rà soát.
Bằng sự chủ động trong tổ chức thực hiện, tinh thần đoàn kết và quyết tâm cao của tập thể Đội, đến ngày 05/11/2026, Đội Hồ sơ nghiệp vụ An ninh đã hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ rà soát 32.131 hồ sơ nghiệp vụ An ninh, bảo đảm đúng thời hạn theo kế hoạch đề ra. Đây là kết quả đáng ghi nhận, thể hiện sự nỗ lực, tận tụy, trách nhiệm của cán bộ, chiến sĩ trong Đội trước khối lượng công việc lớn, yêu cầu chuyên môn cao và thời gian thực hiện có hạn.
Kết quả đợt cao điểm đã góp phần đánh giá toàn diện hơn thực trạng chất lượng hồ sơ nghiệp vụ An ninh đang được lưu trữ, đồng thời tạo cơ sở quan trọng để xác định, phân loại danh mục hồ sơ cần tu bổ, phục chế trong thời gian tới. Qua đó, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ, hạn chế nguy cơ hư hỏng, xuống cấp, kéo dài tuổi thọ và bảo đảm giá trị của hồ sơ nghiệp vụ được lưu giữ lâu dài, phục vụ thiết thực công tác Công an. Việc hoàn thành xuất sắc đợt cao điểm tiếp tục khẳng định tinh thần trách nhiệm, sự cần mẫn, tận tụy và ý thức vượt khó của cán bộ, chiến sĩ Đội Hồ sơ nghiệp vụ An ninh nói riêng, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Hưng Yên nói chung. Dù công việc thầm lặng, ít được biết đến, song mỗi cán bộ làm công tác hồ sơ nghiệp vụ luôn ý thức sâu sắc vai trò, trách nhiệm của mình trong việc gìn giữ những tài liệu có giá trị, góp phần bảo đảm nguồn thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ huy và các mặt công tác nghiệp vụ của lực lượng Công an nhân dân.
Phát huy kết quả đạt được, thời gian tới, Đội Hồ sơ nghiệp vụ An ninh tiếp tục nâng cao chất lượng công tác quản lý, phân loại, bảo quản hồ sơ; chủ động tham mưu triển khai các biện pháp tu bổ, phục chế đối với những tài liệu bị hư hỏng, xuống cấp, góp phần xây dựng hệ thống hồ sơ nghiệp vụ ngày càng khoa học, chính quy, an toàn, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.