Ngay sau khi triển khai nhiệm vụ, Công an xã đã xây dựng kế hoạch số hóa chi tiết theo từng tuần, từng tháng; xác định cụ thể khối lượng công việc, phân công cán bộ thực hiện và thời gian hoàn thành. Trên cơ sở đó, quá trình số hóa được tổ chức theo từng bước, bảo đảm tiến độ gắn với yêu cầu về chất lượng, tính chính xác và an toàn của thông tin, dữ liệu.
Qua rà soát, thống kê, Công an xã Tân Thuận xác định tổng số 7.663 hồ sơ cư trú cần thực hiện số hóa. Đây là các hồ sơ được lập trước ngày 01/7/2021, hiện đang được lưu trữ tại tàng thư hồ sơ căn cước, cư trú. Với số lượng hồ sơ lớn, tài liệu được hình thành trong nhiều thời kỳ, nội dung và tình trạng vật lý không đồng nhất, Công an xã đã chủ động tổ chức rà soát, phân loại trước khi thực hiện số hóa nhằm bảo đảm dữ liệu sau khi chuyển đổi có tính đầy đủ, chính xác và thuận tiện cho việc quản lý, khai thác.
Theo đó, cán bộ được phân công tiến hành phân loại giấy tờ, tài liệu trong từng hồ sơ theo từng loại thủ tục đăng ký cư trú, trình tự thời gian; đồng thời kiểm tra, đánh giá tình trạng vật lý của tài liệu, sắp xếp và lập danh mục hồ sơ, tài liệu theo quy định tại Điều 5 Quy trình. Việc chuẩn hóa, sắp xếp hồ sơ trước khi số hóa được xác định là khâu quan trọng, góp phần hạn chế sai sót, bảo đảm tính thống nhất và nâng cao chất lượng dữ liệu số.
Cán bộ, chiến sĩ Công an xã Tân Thuận phân loại giấy tờ, tài liệu trong từng hồ sơ cư trú tại đơn vị
Trên cơ sở kế hoạch đã đề ra, Công an xã phân công cán bộ thực hiện theo từng nhóm công việc, gắn trách nhiệm với tiến độ cụ thể. Quá trình thực hiện được theo dõi, kiểm tra thường xuyên, kịp thời tháo gỡ những khó khăn phát sinh, bảo đảm việc số hóa được thực hiện đúng quy trình, không làm ảnh hưởng đến công tác quản lý, khai thác hồ sơ cư trú đang được lưu trữ tại đơn vị.
Sau hơn một tháng triển khai, công tác số hóa hồ sơ cư trú tại Công an xã Tân Thuận đã đạt những kết quả bước đầu tích cực. Trong thời gian từ ngày 20/8/2026 đến ngày 27/9/2026, Công an xã đã thực hiện số hóa 1.015/7.663 hồ sơ, đạt 13,25% tổng số hồ sơ cần số hóa.
Kết quả trên là cơ sở để Công an xã tiếp tục duy trì tiến độ, từng bước hoàn thành khối lượng hồ sơ còn lại theo kế hoạch của Công an tỉnh. Trong quá trình thực hiện, Công an xã xác định việc bảo đảm tiến độ phải đi đôi với chất lượng dữ liệu, trong đó chú trọng tính đầy đủ, chính xác, thống nhất của thông tin và an toàn, bảo mật trong quá trình số hóa, lưu trữ, khai thác.
Việc số hóa hồ sơ, tài liệu về cư trú không chỉ góp phần giảm dần sự phụ thuộc vào phương thức quản lý hồ sơ giấy truyền thống mà còn tạo nền tảng để nâng cao hiệu quả tra cứu, khai thác thông tin, phục vụ công tác quản lý nhà nước về cư trú và các mặt công tác nghiệp vụ của lực lượng Công an. Đây cũng là bước chuyển dịch quan trọng từ phương thức quản lý tài liệu thủ công sang môi trường số hiện đại, khoa học và an toàn, phù hợp với yêu cầu đẩy mạnh chuyển đổi số và thực hiện Đề án 06 trong tình hình mới.