Những quy định mới tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục hành chính lĩnh vực đăng ký, quản lý con dấu.

1. Đẩy mạnh chuyển đổi số, cắt giảm một số giấy tờ

- Bổ sung hình thức nộp hồ sơ qua ứng dụng VneID: Tại khoản 5, điều 2, Nghị định số 58/2026/NĐ-CP đã bổ sung hình thức nộp hồ sơ lĩnh vực đăng ký, quản lý con dấu qua ứng dụng định danh quốc gia (VNeID). Đây là là một điểm mới, thể hiện sự chuyển đổi số mạnh mẽ trong công tác tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính lĩnh vực đăng ký, quản lý con dấu.

- Khai thác Cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý nhà nước: Cũng tại khoản 5, điều 2, Nghị định số 58/2026/NĐ-CP quy định:

+ Trường hợp cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia (VNeID):

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm khai thác thông tin trong tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức hoặc kho quản lý dữ liệu điện tử của cơ quan, tổ chức trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.

+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước không phải nộp các tài liệu, giấy tờ trong hồ sơ khi đã có thông tin trên Cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý nhà nước và hoàn thành việc kết nối, chia sẻ dữ liệu thông tin các tài liệu này trên môi trường điện tử

Như vậy, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước không phải nộp các tài liệu, giấy tờ trong hồ sơ khi đã có thông tin trên Cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý nhà nước, giúp cắt giảm thời gian, đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm chi phí khi thực hiện thủ tục hành chính.

- Bãi bỏ quy định người được cử đi nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền và xuất trình giấy tờ tùy thân, góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ không cần thiết, tạo thuận lợi cho cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu.

2. Quy định phù hợp với việc sắp xếp tổ chức bộ máy và triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

- Nghị định điều chỉnh phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng, trong đó việc quản lý và sử dụng con dấu của các tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Hợp tác xã không thuộc phạm vi điều chỉnh của nghị định này.

- Nghị định cũng điều chỉnh danh mục các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu có hình Quốc huy, bảo đảm phù hợp với mô hình tổ chức bộ máy mới; đồng thời bổ sung một số cơ quan, tổ chức mới được thành lập được sử dụng con dấu có hình Quốc huy như Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân khu vực, Viện kiểm sát nhân dân khu vực.

- Bên cạnh đó, một số cơ quan, tổ chức trước đây được sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng cũng được điều chỉnh, bãi bỏ hoặc bổ sung để bảo đảm phù hợp với việc sắp xếp tổ chức bộ máy.

Ngoài ra, Nghị định bổ sung biểu mẫu văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu để sử dụng thống nhất trong thực hiện các thủ tục hành chính; đồng thời quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức khi phát hiện mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu phải kịp thời thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và cơ quan Công an nơi xảy ra mất để xử lý theo quy định.

Trên đây là một số quy định mới của Nghị định số 58/2026/NĐ-CP đối với lĩnh vực quản lý và sử dụng con dấu. Việc nắm vững các quy định mới sẽ giúp tổ chức cá nhân chủ động hơn trong việc hoàn thiện hồ sơ, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Công an tỉnh Hưng Yên luôn sẵn sàng hướng dẫn, hỗ trợ nhân dân thực hiện các thủ tục hành chính nhanh chóng, đúng pháp luật.

Thanh Phương