Xã Lương Bằng có số lượng hồ sơ lớn, trên 11.000 hồ sơ nên ngay sau khi Công an tỉnh triển khai kế hoạch, Chỉ huy Công an xã Lương Bằng đã quán triệt tinh thần chỉ đạo của Giám đốc, tập trung chỉ đạo CBCS số hoá toàn bộ hồ sơ, tài liệu cư trú, đặc biệt là số phát sinh trước ngày 01/7/2021 – thời điểm Luật Cư trú năm 2020 chưa có hiệu lực, khi mọi thủ tục vẫn còn thực hiện bằng hồ sơ giấy.
Hội nghị quán triệt công tác số hoá hồ sơ
Để triển khai nhiệm vụ, Chỉ huy Công an xã đã xây dựng lịch, phân công nhiệm vụ, giao chỉ tiêu cụ thể cho từng cán bộ, chiến sĩ và lực lượng bảo vệ ANTT cơ sở; linh hoạt điều chỉnh phương án làm việc - bên cạnh giờ hành chính phục vụ Nhân dân, phân công cán bộ, chiến sĩ tận dụng triệt để các buổi tối và cả ngày nghỉ cuối tuần để đánh số hồ sơ, rà soát từng trang tài liệu.
Với hơn 11.000 hồ sơ cần xử lý đặt ra rất nhiều áp lực, bởi: Qua nhiều thời kỳ, chất lượng giấy đã cũ, hỏng; bên cạnh đó thông tin biến động phức tạp đòi hỏi cán bộ phải cực kỳ cẩn trọng, tỉ mỉ trong thực hiện, từ khâu phân loại, kiểm tra, quét tài liệu đến khâu thẩm định, duyệt hồ sơ cập nhật dữ liệu lên “Phần mềm quản lý lưu trữ, số hóa tàng thư điện tử” với yêu cầu phải đạt độ chính xác tuyệt đối, "đúng, đủ, sạch, sống" để phục vụ tra cứu, xác minh lâu dài.
Các lực lượng thực hiện số hoá hồ sơ vào buổi tối
Nhờ sự phân công lực lượng khoa học, tập huấn thành thạo quy trình nghiệp vụ, mọi tình huống, khó khăn phát sinh trong quá trình số hoá đã được Công an xã tập trung giải quyết, xử lý kịp thời, đúng quy định. Sau hơn 20 ngày triển khai, tiến độ thực hiện của Công an xã Lương Bằng đã vượt mức đề ra, hoàn thành việc phân loại, đánh số hồ sơ và đã bắt đầu thực hiện số hoá hồ sơ trên phần mềm.
Việc hoàn thành số hóa hồ sơ tàng thư không chỉ góp phần xây dựng hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư ngày càng hoàn thiện, hiện đại, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước về ANTT trong tình hình mới mà còn mang lại tiện ích trực tiếp cho người dân khi thực hiện các giao dịch hành chính sau này. Trong thời gian tới, tập thể Công an xã Lương Bằng quyết tâm sẽ “về đích sớm hơn so với mốc thời gian Bộ Công an và Công an tỉnh giao”, góp phần quan trọng vào tiến trình chuyển đổi số quốc gia của địa phương./.