HƯỚNG DẪN XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THƯỜNG GẶP KHI THU THẬP THÔNG TIN DÂN CƯ

Hướng dẫn xử lý một số tình huống thường gặp khi thu thập thông tin dân cư

STT	TÌNH HUỐNG	CÁCH GIẢI QUYẾT
1	Đối với trường hợp cả hộ gia đình không có trên địa bàn cư trú trong thời gian thu thập thông tin.	Căn cứ theo “khoản 1 Điều 4 Nghị định 137/2015/NĐ-CP” ngày 31/12/2015 của Chính phủ, CSKV/Công an viên sẽ tra cứu hồ sơ, tài liệu quản lý, và kê khai Phiếu thu thập thông tin dân cư, ký vào phần thông tin *“Người khai”* và ghi rõ là *“Người khai hộ”*. Khi các công dân trong hộ gia đình này trở về sinh sống tại nơi đã đăng ký thường trú thì sẽ yêu cầu công dân bổ sung thông tin để cập nhật.
2	Công dân có đăng ký thường trú nhưng đi vắng khỏi nơi thường trú.	Thành viên trong hộ gia đình có trách nhiệm khai hộ và người khai hộ phải ký, ghi rõ là Người khai hộ chịu trách nhiệm về tính trung thực của thông tin khai Phiếu.
3	Trường hợp công dân đã thay đổi giới tính, hoặc không xác định được giới tính thì trường thông tin *”Giới tính”* được ghi như thế nào?	- Trường hợp công dân chưa làm thủ tục xác định lại giới tính thì CSKV/Công an viên hướng dẫn công dân đến UBND cấp huyện để làm thủ tục xác định lại giới tính. Sau khi có quyết định của UBND cấp huyện về việc xác định lại giới tính thì tiến hành kê khai trường thông tin *“giới tính”* của công dân bình thường (Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 88/2008/NĐ-CP ngày 05/8/2008 về xác định lại giới tính và khoản 10 Điều 1 Nghị định 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực); - Trường hợp công dân chưa làm thủ tục xác định lại giới tính nhưng đã có *“Giấy chứng nhận y tế đã xác định lại giới tính”* của cơ quan có thẩm quyền thì CSKV/Công an viên kê khai trường thông tin *“giới tính”* của công dân theo kết luận giới tính trong *“Giấy chứng nhận y tế đã xác định lại giới tính”* của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đã thực hiện việc can thiệp y tế. Sau đó hướng dẫn công dân đến UBND cấp huyện để làm thủ tục xác định lại giới tính (Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 88/2008/NĐ-CP ngày 05/8/2008 về xác định lại giới tính).
4	Trường hợp thông tin họ tên, ngày sinh, tháng sinh, năm sinh của công dân không thống nhất giữa các giấy tờ.	Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, CSKV/Công an viên thực hiện như sau: Trường hợp 1: Nếu công dân có Giấy khai sinh và có đầy đủ ngày tháng năm sinh trong Giấy khai sinh thì triển khai như sau: - Đề nghị công dân xuất trình Giấy khai sinh. - Hướng dẫn công dân kê khai Phiếu thu thập thông tin dân cư theo thông tin trong Giấy khai sinh; - Hướng dẫn công dân làm thủ tục điều chỉnh lại thông tin của các loại giấy tờ cho thống nhất với Giấy khai sinh. Trường hợp 2: Nếu công dân không có Giấy khai sinh: - Nếu Sổ hộ khẩu có đầy đủ thông tin và công dân nhất trí lấy thông tin theo Sổ hộ khẩu thì triển khai như sau: + Hướng dẫn công dân kê khai Phiếu thu thập thông tin dân cư theo thông tin trong Sổ hộ khẩu; + Hướng dẫn công dân đến UBND xã, phường, thị trấn (Gọi chung là cấp xã) đề nghị cấp Giấy khai sinh theo thông tin trong Sổ hộ khẩu và điều chỉnh lại thông tin của các loại giấy tờ khác cho thống nhất với Giấy khai sinh. - Nếu Sổ hộ khẩu không có đầy đủ thông tin hoặc công dân muốn lấy thông tin theo các loại giấy tờ khác thì triển khai như sau: + Hướng dẫn công dân đến UBND cấp xã đề nghị cấp Giấy khai sinh. Sau đó mang Giấy khai sinh đến Công an xã, thị trấn (nếu thuộc địa bàn thành phố Hưng Yên thì mang đến Công an thành phố) bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin trong Sổ hộ khẩu đồng thời kê khai Phiếu thu thập thông tin dân cư. + Điều chỉnh thông tin trên các giấy tờ khác theo Giấy khai sinh.
5	Trường hợp giấy khai sinh hoặc sổ hộ khẩu, CMND/CCCD chỉ có năm sinh mà không có ngày, tháng sinh.	- Trường hợp cả 03 loại giấy tờ (Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu và CMND/CCCD) đều không có ngày, tháng sinh thì hướng dẫn công dân đến UBND cấp xã nơi đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của công dân giải quyết bổ sung ngày, tháng sinh. Sau khi công dân đã thực hiện việc bổ sung ngày, tháng sinh thì CSKV/Công an viên mới tiến hành thu thập thông tin dân cư theo đúng quy định và hướng dẫn công dân hoàn thiện thủ tục đề nghị bổ sung ngày, tháng sinh vào Sổ hộ khẩu và CCCD. - Nếu Giấy khai sinh có ngày, tháng sinh; Sổ hộ khẩu và CMND/CCCD không có ngày tháng sinh thì hướng dẫn công dân kê khai Phiếu thu thập thông tin dân cư theo thông tin trong Giấy khai sinh. Sau đó hướng dẫn công dân hoàn thiện hồ sơ, thủ tục đề nghị bổ sung ngày, tháng sinh vào Sổ hộ khẩu và CCCD. - Nếu sổ hộ khẩu có ngày, tháng sinh; Giấy khai sinh và CMND/CCCD không có ngày tháng sinh thì hướng dẫn công dân kê khai Phiếu thu thập thông tin dân cư theo thông tin trong sổ hộ khẩu. Sau đó hướng dẫn công dân bổ sung ngày, tháng vào các giấy tờ liên quan.
6	Trường hợp khi ghi *“Nơi đăng ký khai sinh”, “Quê quán”* công dân chỉ nhớ được tên huyện, tỉnh và không có căn cứ để ghi về cấp xã.	CSKV/Công an viên chấp nhận thu thập các trường thông tin trên chỉ có 02 cấp hành chính và để trống thông tin về cấp xã. Trường hợp chỉ nhớ được tên tỉnh và không có căn cứ ghi về cấp xã, huyện thì chấp nhận thu thập các trường thông tin trên chỉ có 01 cấp hành chính và để trống thông tin cấp xã, huyện.
7	Trường hợp công dân là người nước ngoài nhập tịch Việt Nam hoặc công dân Việt Nam sinh ra ở nước ngoài thi ghi *“Nơi đăng ký khai sinh”, “Quê quán”* như thế nào?	1. Đối với người nước ngoài nhập tịch Việt Nam thì CSKV/Công an viên hướng dẫn công dân ghi tên Quốc gia nơi công dân sinh ra trước khi nhập quốc tịch Việt Nam. 2. Đối với công dân Việt Nam sinh ra ở nước ngoài: Căn cứ theo điểm c khoản 3 Điều 21 Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-Cp ngày 15/11/2015 của Chính phủ, quy định: Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài thì“Nơi đăng ký khai sinh” được ghi theo tên thành phố, tên quốc gia, nơi trẻ em được sinh ra; trường hợp trẻ em sinh ra tại quốc gia liên bang thì ghi tên thành phố, tiểu bang và tên quốc gia đó. VD: - Paris, Cộng hòa Pháp. - Los Angeles, tiểu bang California, Hoa Kỳ. 3. Trường hợp tên quốc gia có sự thay đổi thì ghi theo tên quốc gia hiện tại.
8	Đối với các trường hợp Quân đội nhân dân, Công an nhân dân ở tập trung trong doanh trại hoặc nhà ở tập thể thì thu thập thông tin dân cư như thế nào?	- Đối với các trường hợp đã đăng ký hộ khẩu thường trú theo hộ gia đình thì tiến hành thu thập thông tin như các nhân khẩu khác trong hộ. - Đối với các trường hợp có hộ khẩu tập thể tại các đơn vị thì Thủ trưởng các đơn vị đó xác nhận vào Phiếu thu thập thông tin dân cư tại vị trí xác nhận của Trưởng Công an xã/phường/thị trấn (Có văn bản hướng dẫn chi tiết riêng).
9	Trường hợp hôn nhân thực tế không có Giấy đăng ký kết hôn nhưng ở với nhau như vợ chồng, hiện có con thì kê khai *“Tình trạng hôn nhân”* như thế nào?	- Hướng dẫn công dân đến UBND cấp xã thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn theo quy định của pháp luật hôn nhân và gia đình và trên Phiếu thu thập thông tin dân cư tại mục *“Tình trạng hôn nhân”* vẫn ghi là *“chưa kết hôn”. - Trường hợp đã ly hôn (Đã có Quyết định của TAND)* nhưng chưa chuyển hộ khẩu thì vẫn thu thập thông tin dân cư và viết tình trạng hôn nhân là “Đã ly hôn”, mục quan hệ vẫn ghi là Vợ/Chồng.
10	Trường hợp công dân đã được làm CMND/CCCD, đã bị mất và không nhớ số CMND/CCCD thì tiến hành thu thập như thế nào?	CSKV/Công an viên sẽ tập hợp riêng các Phiếu thu thập thông tin dân cư không thu được số CMND/CCCD thuộc trường hợp này và thực hiện như sau: - Nếu công dân đã làm CCCD thì tra cứu trên Cơ sở dữ liệu cấp CCCD và bổ sung số CCCD vào Phiếu thu thập thông tin dân cư; - Nếu công dân đã làm CMND + CSKV/Công an viên rà soát các sổ sách, tài liệu quản lý và ghi số CMND của công dân vào Phiếu thu thập thông tin dân cư (DC01); + Trường hợp các sổ sách, tài liệu quản lý không ghi chép số CMND của công dân thì CSKV/Công an viên đề xuất tra cứu tại tàng thư hồ sơ hộ khẩu và ghi số CMND vào Phiếu thu thập thông tin dân cư; + Trường hợp sổ sách, tài liệu và tàng thư hồ sơ hộ khẩu không ghi chép số CMND của công dân thì CSKV/Công an viên đề xuất tra cứu tại tàng thư căn cước công dân tại PC64 và ghi số CMND vào Phiếu thu thập thông tin dân cư
11	Thực hiện kê khai các trường thông tin Nơi đăng ký khai sinh, Quê quán, Nơi thường trú trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính như thế nào?	CSKV/Công an viên căn cứ thông tin kê khai của công dân để ghi Phiếu thu thập thông tin dân cư theo địa giới hành chính mới. Sau đó đề nghị công dân mang sổ hộ khẩu đến để thực hiện đính chính thông tin.
12	Đối với các trường hợp công dân đang thi hành án phạt tù, đi cơ sở giáo dục, trường giáo dưỡng, cơ sở chữa bệnh, đi nước ngoài, đi nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ Công an thì kê khai Phiếu thu thập thông tin dân cư (DC01) như thế nào?	- Đối với các trường hợp công dân đi nước ngoài và bị thi hành án phạt tù từ trước ngày 01/7/2007(Khi Luật Cư trú có hiệu lực) đến nay chưa về địa phương thì triển khai như sau: + Nếu công dân đã bị xóa tên trong Sổ hộ khẩu thì không thực hiện việc kê khai Phiếu thu thập thông tin dân cư. + Nếu công dân vẫn còn tên trong Sổ hộ khẩu thì yêu cầu thành viên trong hộ gia đình có trách nhiệm khai hộ và người khai hộ phải ký, ghi rõ là Người khai hộ chịu trách nhiệm về tính trung thực của thông tin khai Phiếu. - Đối với các trường hợp công dân đi nước ngoài (trừ trường hợp công dân ra nước ngoài để định cư) và bị thi hành án phạt tù sau ngày 01/7/2007, đang đi cơ sở giáo dục, trường giáo dưỡng, cơ sở chữa bệnh, đi nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ Công an, thì thành viên trong hộ gia đình có trách nhiệm khai hộ và người khai hộ phải ký, ghi rõ là Người khai hộ chịu trách nhiệm về tính trung thực của thông tin khai Phiếu (Vì theo quy định của Luật Cư trú, các trường hợp trên vẫn có hộ khẩu thường trú tại địa phương).
13	Đối với công dân có họ không đúng với họ của bố hoặc họ của mẹ thì kê khai Phiếu thu thập thông tin dân cư như thế nào?	- Nếu công dân muốn điều chỉnh lại họ thì CSKV/Công an viên thực hiện như sau: + Hướng dẫn công dân đến Phòng tư pháp thuộc UBND huyện, thành phố làm thủ tục cải chỉnh lại họ. Sau khi có Quyết định cải chỉnh lại họ, đến Công an cấp xã kê khai Phiếu thu thập thông tin dân cư đồng thời hoàn thiện hồ sơ, thủ tục điều chỉnh thông tin trong Sổ hộ khẩu. - Nếu công dân không muốn cải chỉnh lại họ: Tạm thời chưa kê khai Phiếu DC01 đối với các trường hợp này. Sau khi Công an tỉnh trao đổi với Sở Tư pháp và xin ý kiến Cục C72- BCA sẽ hướng dẫn cụ thể sau.
14	Một số trường hợp khác	- Trường hợp sổ hộ khẩu bị rách nát, nhòe thì hướng dẫn công dân làm thủ tục đổi lại sổ hộ khẩu, sau đó mới thu thập thông tin của công dân; - Trường hợp bị tẩy xóa các nội dung trong sổ hộ khẩu thì phải kiểm tra, xác minh làm rõ. Nếu thông tin sai so với Sổ Đăng ký thường trú (HK11), Hồ sơ hộ khẩu thì phải hoàn thiện hồ sơ, thủ tục điều chỉnh và phải được cấp đổi Sổ hộ khẩu mới, sau đó tiến hành kê khai Phiếu thu thập thông tin dân cư. - Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi chưa được đăng ký khai sinh thì đề nghị UBND cấp xã làm thủ tục đăng ký khai sinh theo Luật Hộ tịch. Sau khi có kết quả đăng ký khai sinh thì CSKV/Công an viên thực hiện kê khai thông tin của công dân; - CSKV/Công an viên sẽ trực tiếp thực hiện việc kê khai bổ sung thông tin Phiếu thu thập thông tin dân cư đối với các trường hợp: + Công dân không biết chữ; + Công dân không thể tự kê khai được và không có người kê khai hộ;