Ngay trong quá trình triển khai, Công an phường Thượng Hồng chú trọng rà soát, phân loại giấy tờ, tài liệu trong từng hồ sơ theo từng loại thủ tục đăng ký cư trú và theo trình tự thời gian. Cán bộ, chiến sĩ đồng thời kiểm tra, đánh giá tình trạng vật lý của hồ sơ, sắp xếp lại tài liệu, lập danh mục theo đúng quy định, tạo thuận lợi cho các bước xử lý và số hóa tiếp theo. Kết quả, Công an phường Thượng Hồng đã rà soát và sắp xếp 9.115 hồ sơ cần số hóa.
Hồ sơ, tài liệu về cư trú được phân loại, sắp xếp khoa học phục vụ số hóa
Đây là khâu có ý nghĩa quan trọng, đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác trong từng thao tác. Mỗi hồ sơ sau khi được phân loại, sắp xếp phải bảo đảm đúng thành phần, đúng trình tự, hạn chế tối đa sai sót hoặc nhầm lẫn giữa các loại giấy tờ. Đối với những tài liệu có tình trạng vật lý cần lưu ý, cán bộ phụ trách tiến hành kiểm tra kỹ trước khi đưa vào quy trình số hóa, qua đó vừa phục vụ việc khai thác dữ liệu, vừa giữ nguyên giá trị của hồ sơ, giấy tờ gốc.
Song song với việc phần loại hồ sơ, cán bộ, chiến sĩ Công an phường Thượng Hồng tập trung thực hiện số hóa tài liệu trên hệ thống. Quá trình này được tiến hành với yêu cầu nội dung dữ liệu số phải đầy đủ, chính xác so với bản gốc; hình ảnh tài liệu rõ ràng, dễ đọc, đáp ứng yêu cầu về chất lượng và các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định. Sau khi số hóa, hồ sơ tiếp tục được kiểm tra, đối chiếu nhằm kịp thời phát hiện, khắc phục những trường hợp hình ảnh chưa đạt yêu cầu hoặc thông tin chưa bảo đảm tính thống nhất. Tính đến nay Công an phường Thượng Hồng đã thực hiện số hóa 200 hồ sơ cư trú.
Cán bộ, chiến sĩ Công an phường Thượng Hồng tập trung số hóa hồ sơ, tài liệu về cư trú
Trong suốt quá trình triển khai, yêu cầu về an toàn, bảo mật thông tin được Công an phường Thượng Hồng đặc biệt chú trọng. Việc khai thác, xử lý hồ sơ được tiến hành đúng quy trình, đúng phạm vi nhiệm vụ; tài liệu gốc được quản lý, sắp xếp chặt chẽ, hạn chế nguy cơ thất lạc, hư hỏng. Qua đó góp phần bảo vệ thông tin của công dân, đồng thời bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và giá trị pháp lý của hồ sơ lưu trữ.
Số hóa hồ sơ, tài liệu về cư trú không chỉ giúp từng bước chuẩn hóa nguồn dữ liệu phục vụ quản lý mà còn có ý nghĩa thiết thực trong tiến trình chuyển đổi số của lực lượng Công an nhân dân. Khi hồ sơ được tổ chức khoa học và chuyển đổi sang dạng số, việc tra cứu, khai thác thông tin phục vụ giải quyết nhiệm vụ chuyên môn sẽ thuận lợi hơn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về cư trú, thúc đẩy cải cách hành chính và từng bước phục vụ người dân nhanh chóng, chính xác hơn.
Thời gian tới, Công an phường Thượng Hồng tiếp tục tập trung lực lượng, bám sát yêu cầu của Kế hoạch, duy trì tinh thần trách nhiệm, khoa học, chính xác trong từng khâu; thường xuyên kiểm tra chất lượng dữ liệu, chú trọng an toàn, bảo mật thông tin và quản lý chặt chẽ hồ sơ gốc. Qua đó, Công an phường Thượng Hồng phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ số hóa hồ sơ cư trú trước tháng 06/2027 đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng, góp phần cùng Công an tỉnh Hưng Yên thực hiện hiệu quả nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu về cư trú và đẩy mạnh chuyển đổi số trong lực lượng Công an.