Trong công tác tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự, hồ sơ can phạm nhân chứa đựng hệ thống thông tin, tài liệu rất lớn và đặc biệt quan trọng phục vụ các mặt công tác của Trại tạm giam, những thông tin, tài liệu trong hồ sơ phải thường xuyên được kiểm tra, đối chiếu, bổ sung, chỉnh lý, lưu trữ theo quy định. Trước đây, phần lớn công việc ấy được thực hiện trên những tập hồ sơ giấy; để tìm kiếm, nghiên cứu thông tin, tài liệu, cán bộ phải xác định đúng hồ sơ, tìm đúng tài liệu, kiểm tra, đối chiếu và khai thác, tổng hợp. Trong khi hàng năm Trại tạm giam số 2 tiếp nhận, lập và quản lý trên 2.600 hồ sơ, trong đó có trên 2.000 hồ sơ mới phát sinh, khi số lượng hồ sơ ngày càng lớn, yêu cầu công tác quản lý, lưu trữ, khai thác hồ sơ can phạm nhân ngày càng cao, trong khi phương thức quản lý truyền thống bộc lộ những hạn chế nhất định.
Nhận thức rõ yêu cầu phải đổi mới thông qua chuyển đổi môi trường làm việc, Trại tạm giam số 2 - Công an tỉnh Hưng Yên đã từng bước đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hồ sơ; chú trọng cập nhật, rà soát, chuẩn hóa thông tin và số hóa hồ sơ can phạm nhân, từng bước hình thành nguồn cơ sở dữ liệu số phục vụ trực tiếp công tác chuyên môn của đơn vị.
.jpg)
Cán bộ Trại tạm giam số 2 nhập và khai thác thông tin can phạm nhân trên hệ thống cơ sở dữ liệu phần mềm quản lý
Chuyển đổi số đã mở ra một phương thức mới đối với công tác hồ sơ can phạm nhân. Thay vì thông tin, tài liệu chủ yếu được lưu giữ trong từng tập hồ sơ giấy, dữ liệu được số hóa, cập nhật và chuẩn hóa trên hệ thống điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, tổng hợp và khai thác thông tin hồ sơ. Thực hiện chủ trương đẩy mạnh chuyển đổi số trong Công an nhân dân, Trại tạm giam số 2 từng bước số hóa hồ sơ, rà soát, chuẩn hóa và cập nhật thông tin, dữ liệu trên môi trường điện tử; chú trọng đối chiếu giữa hồ sơ giấy và thông tin dữ liệu điện tử nhằm bảo đảm dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống”. Chỉ tính riêng trong quý III năm 2026, Trại tạm giam số 2 đã thực hiện số hóa trên 900 bộ hồ sơ can phạm nhân với hơn 39.000 trang tài liệu (đạt 100%), cập nhật, đối chiếu, chuẩn hóa hàng chục nghìn thông tin, dữ liệu can phạm nhân trên các phần mềm quản lý. Từ đây, việc tìm kiếm thông tin không còn phụ thuộc hoàn toàn vào việc lật tìm từng trang giấy; nhiều nội dung, thông tin có thể được tra cứu, đối chiếu và tổng hợp nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Khi thông tin hồ sơ can phạm nhân được chuẩn hóa và cập nhật thường xuyên, những thông tin riêng lẻ trong hồ sơ trở thành nguồn cơ sở dữ liệu có tính hệ thống, phục vụ nhiều yêu cầu công tác như tra cứu, thống kê, tổng hợp, báo cáo, theo dõi quản lý và thực hiện các chế độ, chính sách đối với can phạm nhân; đồng thời phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ công tác trọng tâm của đơn vị. Hàng ngày, Trại tạm giam số 2 thực hiện trích xuất hàng trăm lượt dữ liệu lưu trữ trên hệ thống phần mềm phục vụ hiệu quả công tác quản lý giam giữ và cải tạo phạm nhân, qua đó cho thấy giá trị thiết thực của việc chuyển từ quản lý hồ sơ theo phương thức truyền thống sang quản trị hồ sơ trên nền tảng dữ liệu số.
Cán bộ hồ sơ – Trại tạm giam số 2 thường xuyên được tập huấn, đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng ứng về công nghệ thông tin và chuyển đổi số
Để bảo đảm giá trị của dữ liệu điện tử, cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin, Trại tạm giam số 2 đặc biệt chú trọng chỉ đạo, quán triệt, nâng cao chất lượng cập nhật thông tin, tài liệu, coi đây là khâu nền tảng của quá trình chuyển đổi số trong công tác hồ sơ can phạm nhân. Từng thông tin, tài liệu được cán bộ làm công tác hồ sơ kiểm tra kỹ lưỡng, đối chiếu giữa hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử, kịp thời cập nhật những nội dung còn thiếu hoặc mới phát sinh; chủ động rà soát để phát hiện, điều chỉnh những thông tin, tài liệu chưa thống nhất.
Dù đang trong kỷ nguyên số, công nghệ ngày càng phát triển, phía sau mỗi hệ thống cơ sở dữ liệu quan trọng nhất vẫn là yếu tố con người. Để dữ liệu hồ sơ can phạm nhân “đúng, đủ, sạch, sống”, không thể thiếu sự tận tâm, tỉ mỉ, chính xác và trách nhiệm của cán bộ trực tiếp quản lý hồ sơ. Đó cũng là lý do Trại tạm giam số 2 luôn chú trọng nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ làm công tác hồ sơ; đồng thời tăng cường kiểm tra, rà soát, bảo đảm dữ liệu được quản lý chặt chẽ, an toàn, đúng quy định, bởi dữ liệu hồ sơ can phạm nhân là nguồn thông tin, dữ liệu đặc thù, đòi hỏi phải được quản lý nghiêm ngặt, theo quy trình, quy định. Chuyển đổi số vì thế không làm giảm vai trò của người cán bộ hồ sơ, mà tiếp tục đặt ra những yêu cầu mới cao hơn, từ người cán bộ quản lý những tập hồ sơ giấy được lưu trữ theo năm tháng, cán bộ hồ sơ tại Trại tạm giam số 2 hôm nay từng bước trở thành người quản trị, khai thác và bảo đảm chất lượng dữ liệu hồ sơ số trên môi trường điện tử.
Từ những bộ hồ sơ giấy đến hệ thống cơ sở dữ liệu số được cập nhật hàng ngày trên môi trường điện tử, công tác hồ sơ can phạm nhân tại Trại tạm giam số 2 – Công an tỉnh Hưng Yên tiếp tục bước vào một hành trình mới – hành trình từ lưu trữ sang quản trị, từ tìm kiếm sang khai thác, từ những dữ liệu riêng lẻ đến nguồn lực dữ liệu số phục vụ công tác quản lý. Đây cũng là hành trình mà ở đó, mỗi cán bộ hồ sơ đang góp phần đưa công tác quản lý giam giữ tiến gần hơn tới phương thức quản lý khoa học, chính xác và hiện đại hơn trong kỷ nguyên số./.